Automatización para administradores de fincas
Actas, convocatorias, derramas e incidencias que se generan solas, con los datos que ya tienes.
Pedir diagnóstico gratuitoUna administración de fincas media lleva cientos de comunidades y cada una genera el mismo ciclo: convocar, celebrar, redactar el acta, notificar, cobrar y responder incidencias. El trabajo no es difícil, es repetitivo y no escala: cada comunidad nueva añade las mismas horas. La mayoría del tiempo se va en mover información entre el programa de gestión, el correo y un Word.
Qué automatizamos aquí
- 01
Convocatorias y actas
Convocatorias generadas desde los datos de la comunidad, con orden del día, quórum y anexos. Tras la junta, el acta se redacta sobre plantilla con los acuerdos y se distribuye a los propietarios con acuse. Numeración y libro de actas al día sin tocarlo.
- 02
Derramas y cuotas
Cálculo de cuotas por coeficiente, emisión de recibos, remesas SEPA y conciliación de cobros. Los impagos se detectan solos y disparan el aviso escalonado que tú decidas, sin repasar extractos.
- 03
Incidencias y proveedores
Parte de incidencia desde WhatsApp, formulario o correo, clasificado por urgencia y comunidad, asignado al gremio correcto y con seguimiento hasta el cierre. El propietario recibe estado sin tener que llamar.
- 04
Comunicación con propietarios
Circulares, avisos de corte de agua, recordatorios de junta y respuestas a las preguntas de siempre, segmentados por comunidad y enviados por el canal que cada propietario usa.
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Documentación y cumplimiento
Contratos, seguros, ITE, certificados y actas archivados por comunidad con fechas de vencimiento controladas, para que la renovación salte antes de que caduque y no después.
Digitalizar una administración de fincas: por dónde empezar
Digitalizar no es cambiar de programa de gestión: es dejar de copiar a mano lo que ya está en él. Lo hacemos en este orden, porque cada paso se apoya en el anterior.
Primero, los datos de cada propietario. La Ley de Propiedad Horizontal manda las citaciones y notificaciones al domicilio en España que cada propietario haya designado (artículo 9.1.h). Tener ese dato al día, con la fecha y la forma en que se comunicó, es lo que permite automatizar el resto sin riesgo.
Segundo, convocatorias y actas. Es el ciclo que más se repite y el que tiene plazos legales: la junta ordinaria se convoca con al menos seis días de antelación (artículo 16.3) y el acta se cierra con las firmas del presidente y del secretario al terminar la reunión o en los diez días naturales siguientes (artículo 19.3).
Tercero, las incidencias: una sola entrada, sea WhatsApp, formulario o correo, y un estado que el propietario puede consultar sin llamar a la oficina. Cuarto, los vencimientos: seguros, inspecciones técnicas, revisiones de ascensor y certificados, avisados antes de que caduquen. Y quinto, los cobros: recibos, remesas SEPA y avisos de impago escalonados.
Cada paso se pone en marcha en una comunidad piloto, se revisa contigo y después se extiende al resto. Así nunca hay un día en que todo cambia a la vez.
Lo que no conviene automatizar
La redacción final del acta, la decisión de reclamar a un moroso y cualquier conversación delicada con un propietario pasan por una persona. Automatizamos el trabajo mecánico que hay alrededor, no el criterio del administrador.
Lo que ya hemos construido
01Correos certificados
Comunicaciones con valor de prueba: sabes quién lo recibió, cuándo lo abrió y qué descargó, y lo demuestras con un certificado.
Cada documento lleva su huella digital SHA-256: cualquiera puede comprobar que nadie lo ha tocado.
Quiero algo así02Avisos de correo
Cada tarde, un resumen de los correos de clientes que siguen sin respuesta, buzón por buzón.
Nunca mueve, borra ni cambia un correo: solo lee y te envía el resumen.
Quiero algo así03Incidencias
Todas las incidencias de todas las comunidades en un tablero: quién se encarga, qué proveedor y cuánto lleva parada cada una.
En uso a diario por un administrador de fincas desde julio de 2026.
Quiero algo así04Vencimientos
Avisa por correo antes de que caduque una ITV, un seguro, un CAP o una revisión, empresa por empresa.
Cada empresa aislada en la propia base de datos: una nunca ve los datos de otra.
Quiero algo así
Sobre qué trabajamos
Trabajamos sobre lo que ya usas (Gesfincas, Fincapp, TAAF, Netfincas u hojas propias) conectando por API, base de datos o exportación programada. No cambiamos tu programa de gestión.
Preguntas de este sector
- ¿Tengo que cambiar mi programa de gestión de fincas?
- No. Conectamos con el que ya tienes. Si no expone API, trabajamos con exportaciones programadas o directamente con la base de datos. Cambiar de programa es un proyecto en sí mismo y casi nunca hace falta para automatizar.
- ¿El acta la redacta una IA? ¿Es fiable?
- El acta se genera sobre tu plantilla con los datos estructurados de la junta: asistentes, coeficientes, acuerdos y votaciones. La parte de redacción libre queda para revisión humana antes de enviarse. No firmamos nada por ti.
- ¿Cuántas comunidades hacen falta para que compense?
- El punto de equilibrio suele estar alrededor de las 40-60 comunidades, porque el ahorro es por repetición. Por debajo de eso conviene automatizar solo el ciclo de cobros y las incidencias.
- ¿Qué pasa con los datos de los propietarios?
- Se quedan donde ya están. Diseñamos para minimizar copias y cumplir RGPD: acceso por rol, registro de accesos y sin exportar datos personales a servicios de terceros salvo que tú lo autorices explícitamente.
Guías para administradores de fincas
- Acta de la junta de propietarios: plazo, quién la firma, cómo enviarla y modeloLa firman presidente y secretario en 10 días naturales y se envía a todos los propietarios. Qué debe decir, cómo probar el envío y un modelo de acta.
- Plazo de convocatoria de la junta de propietarios: ¿6 días hábiles o naturales? Y cómo probar la fecha de envíoSeis días naturales para la ordinaria, contados desde que el vecino recibe la citación. Cómo cuentan los tribunales y cómo probar la fecha.
- Modelo de convocatoria de junta de propietarios con lista de morososQué debe llevar la convocatoria según la LPH, cómo incluir a los morosos sin voto, qué dice la AEPD sobre publicarlos y un modelo completo para adaptar.
- ¿Vale convocar la junta de propietarios por WhatsApp o por email? Lo que dicen los tribunalesLa ley habla de un domicilio en España. El email vale si el vecino lo facilitó y puedes probar que llegó; con WhatsApp cuesta más. Lo que dicen las Audiencias.
- MASC en comunidades de propietarios: cómo reclamar cuotas paso a paso (con modelo de requerimiento)Depende de tu provincia: en Alicante, Valencia o Málaga la Audiencia exige negociar antes del monitorio por cuotas. Los pasos, los errores y un modelo.
- Revisiones obligatorias en comunidades de propietarios: ascensor, edificio, incendios y gasAscensor cada 4 o 6 años, gas cada 5, incendios cada 3 meses y cada año, y el informe del edificio según tu comunidad autónoma. Quién, cuándo y con qué norma.
- Certificado digital de la comunidad de propietarios: cómo pedirlo, renovarlo y quién lo guardaEs el certificado FNMT de representante de entidad sin personalidad jurídica: gratis, dura 2 años y no se renueva. Quién lo pide, papeles, pasos y custodia.
- IA para administradores de fincas: usos reales que ahorran tiempo (y los que no)Clasificar correos e incidencias, redactar respuestas y actas para revisar, sacar datos de facturas y avisar de revisiones. Qué no delegar y qué pide el RGPD.
Herramientas gratuitas
- Calculadora del plazo de convocatoria de la junta de propietariosCalcula la primera fecha segura para la junta ordinaria con la cuenta del Supremo: seis días naturales completos desde que el propietario recibe la citación.
- Calculadora de plazos del MASC (LO 1/2025)Pon la fecha en que el deudor recibió tu solicitud de negociación y calcula cuándo termina el intento sin acuerdo y hasta cuándo puedes presentar la demanda.