Automatización para administradores de fincas
Actas, convocatorias, derramas e incidencias que se generan solas, con los datos que ya tienes.
Una administración de fincas media lleva cientos de comunidades y cada una genera el mismo ciclo: convocar, celebrar, redactar el acta, notificar, cobrar y responder incidencias. El trabajo no es difícil, es repetitivo y no escala — cada comunidad nueva añade las mismas horas. La mayoría del tiempo se va en mover información entre el programa de gestión, el correo y un Word.
Qué automatizamos aquí
- 01
Convocatorias y actas
Convocatorias generadas desde los datos de la comunidad, con orden del día, quórum y anexos. Tras la junta, el acta se redacta sobre plantilla con los acuerdos y se distribuye a los propietarios con acuse. Numeración y libro de actas al día sin tocarlo.
- 02
Derramas y cuotas
Cálculo de cuotas por coeficiente, emisión de recibos, remesas SEPA y conciliación de cobros. Los impagos se detectan solos y disparan el aviso escalonado que tú decidas, sin repasar extractos.
- 03
Incidencias y proveedores
Parte de incidencia desde WhatsApp, formulario o correo, clasificado por urgencia y comunidad, asignado al gremio correcto y con seguimiento hasta el cierre. El propietario recibe estado sin tener que llamar.
- 04
Comunicación con propietarios
Circulares, avisos de corte de agua, recordatorios de junta y respuestas a las preguntas de siempre, segmentados por comunidad y enviados por el canal que cada propietario usa.
- 05
Documentación y cumplimiento
Contratos, seguros, ITE, certificados y actas archivados por comunidad con fechas de vencimiento controladas, para que la renovación salte antes de que caduque y no después.
Sobre qué trabajamos
Trabajamos sobre lo que ya usas — Gesfincas, Fincapp, TAAF, Netfincas u hojas propias — conectando por API, base de datos o exportación programada. No cambiamos tu programa de gestión.
Preguntas de este sector
- ¿Tengo que cambiar mi programa de gestión de fincas?
- No. Conectamos con el que ya tienes. Si no expone API, trabajamos con exportaciones programadas o directamente con la base de datos. Cambiar de programa es un proyecto en sí mismo y casi nunca hace falta para automatizar.
- ¿El acta la redacta una IA? ¿Es fiable?
- El acta se genera sobre tu plantilla con los datos estructurados de la junta: asistentes, coeficientes, acuerdos y votaciones. La parte de redacción libre queda para revisión humana antes de enviarse. No firmamos nada por ti.
- ¿Cuántas comunidades hacen falta para que compense?
- El punto de equilibrio suele estar alrededor de las 40-60 comunidades, porque el ahorro es por repetición. Por debajo de eso conviene automatizar solo el ciclo de cobros y las incidencias.
- ¿Qué pasa con los datos de los propietarios?
- Se quedan donde ya están. Diseñamos para minimizar copias y cumplir RGPD: acceso por rol, registro de accesos y sin exportar datos personales a servicios de terceros salvo que tú lo autorices explícitamente.