Una comunidad de propietarios es una entidad sin personalidad jurídica con NIF de letra H, y puede pedir a la FNMT un certificado de representante de entidad sin personalidad jurídica. Lo solicita el presidente o el administrador autorizado por la junta, que acredita su identidad en persona. No tiene coste y dura 2 años. No se renueva: al caducar se pide uno nuevo. Y es personal: lo guarda quien lo pidió, no se presta.
¿Por qué necesita la comunidad un certificado digital?
Porque la ley la obliga a tratar con la Administración por internet. El artículo 14.2 de la Ley 39/2015 incluye a "las entidades sin personalidad jurídica" entre los obligados a relacionarse electrónicamente "para la realización de cualquier trámite de un procedimiento administrativo". Y también a "quienes representen a un interesado que esté obligado", es decir, al presidente o al administrador cuando actúan por la comunidad.
Lo que más pesa en la práctica son las notificaciones:
- Si estás obligado, las notificaciones se hacen por medios electrónicos (art. 41.1).
- Una notificación electrónica obligatoria "se entenderá rechazada cuando hayan transcurrido diez días naturales desde la puesta a disposición de la notificación sin que se acceda a su contenido" (art. 43.2). El procedimiento sigue adelante aunque nadie la haya abierto.
- El Tribunal Económico-Administrativo Central, en una resolución de unificación de criterio de 22 de enero de 2021 (RG 00/04868/2020), concluyó que, desde la Ley 39/2015, la posibilidad de la Agencia Tributaria de notificar electrónicamente a los obligados del artículo 14.2, entre ellos las entidades sin personalidad jurídica, "no puede depender de la previa notificación de su inclusión" en el sistema de notificaciones electrónicas.
Dicho de otro modo: Hacienda puede estar dejando notificaciones a tu comunidad sin que nadie lo sepa, y a los diez días cuentan como rechazadas. Y para entrar a verlas, la Agencia Tributaria exige identificarse "con certificado del obligado o de un apoderado". Y Cl@ve no es una salida para la comunidad: para otorgar un poder por internet, la AEAT admite Cl@ve Móvil "sólo personas físicas".
La comunidad también tiene obligaciones fiscales propias. Por ejemplo, el modelo 347: las comunidades de propietarios lo presentan por sus compras de bienes y servicios cuando superan 3.005,06 euros con un mismo proveedor en el año, sin contar agua, luz, combustible y seguros.
¿Qué certificado puede pedir una comunidad de propietarios?
En la FNMT, el certificado de representante de entidad sin personalidad jurídica. La propia FNMT lo asigna por la letra del NIF, y la letra H corresponde a "Comunidades de propietarios".
Dos cosas que conviene entender desde el principio:
- Es un certificado de una persona. La FNMT expide "exclusivamente Certificados de Firma de Persona Física, como representante de una persona jurídica o entidad sin personalidad jurídica" (términos y condiciones). El titular es el presidente o el administrador, y en el certificado figura la comunidad a la que representa.
- Es cualificado conforme al Reglamento europeo eIDAS, y sirve para "las relaciones con cualquier Administración Pública" (FNMT, pregunta 1661).
No es la única opción. La ACCV (Agencia de Tecnología y Certificación Electrónica) expide un certificado de "Representante de entidad" que incluye a las comunidades de propietarios en régimen de propiedad horizontal.
FNMT o ACCV: de un vistazo
| FNMT | ACCV | |
|---|---|---|
| Nombre | Representante de entidad sin personalidad jurídica | Representante de entidad |
| Quién lo pide | Presidente, administrador u otra persona autorizada por la junta | Presidente o administrador nombrado a tal efecto |
| Cómo se tramita | Solicitud web y acreditación en persona en una oficina | Formulario web con la documentación adjunta, que revisa la ACCV |
| Precio (octubre de 2026) | 0 euros | 33,88 euros en software o 55,55 euros en tarjeta, IVA y envío incluidos |
| Duración | 2 años | 3 años |
| Renovación | No se renueva: se pide uno nuevo | Consúltalo con la ACCV |
¿Quién puede pedirlo y qué papeles hacen falta?
La Ley de Propiedad Horizontal dice que "el presidente ostentará legalmente la representación de la comunidad, en juicio y fuera de él, en todos los asuntos que la afecten" (art. 13.3). Por eso el solicitante natural es el presidente. Pero la FNMT admite también al administrador y a otras personas, con la documentación que publica para las entidades con NIF H:
- Presidente. El libro de actas original donde conste su nombramiento, o una copia del acta o certificación de la junta en la que fue nombrado "con firmas legitimadas ante notario".
- Administrador colegiado. Un poder notarial, otorgado por la junta o el presidente, con una cláusula especial para pedir y usar el certificado. O el libro de actas con un acuerdo expreso de la junta que lo nombre apoderado para "solicitar, obtener y utilizar" el certificado. En el acta tiene que constar que el acuerdo es firme, que se adoptó con las mayorías legales, su número de colegiado y colegio, y que no está recurrido. Si el acta no lo recoge, vale una certificación con esos datos (la FNMT publica un modelo).
- Administrador que es una sociedad. Además, certificación del Registro Mercantil y la escritura que acredite las facultades de su representante.
- Un propietario o un administrador no colegiado. Un acuerdo de la junta en el libro de actas que lo autorice expresamente; el administrador no colegiado también puede usar un poder notarial. Además, aporta una prueba de su cualificación: certificado de una asociación profesional, título oficial o certificado de competencias profesionales.
Sobre la propia comunidad, la FNMT pide documentos que acrediten su constitución, pero no hace falta presentarlos si la acreditación se hace en una oficina de la Agencia Tributaria.
Las mayorías del acuerdo son las de la Ley de Propiedad Horizontal, salvo en las comunidades autónomas con Derecho civil propio que regule la materia, como advierte la propia FNMT en ese documento.
En la ACCV, la documentación para comunidades incluye el NIF de la comunidad, una declaración responsable firmada por el titular, el libro de actas legalizado y el acta de nombramiento. El acta puede sustituirse por un certificado de situación censal de la AEAT de menos de 30 días en el que conste el solicitante como representante, o por un poder notarial.
¿Cómo se pide en la FNMT, paso a paso?
El proceso tiene cuatro pasos, en este orden:
- Configuración previa. Instala en el ordenador el software que indica la FNMT.
- Solicitud por internet. Introduces el NIF de la comunidad y recibes por email un código de solicitud. Tres detalles de la página de solicitud: el NIF tiene que ser definitivo, no provisional; el email que pongas irá dentro del certificado y es donde llegarán los avisos sobre su ciclo de vida; y la contraseña que eliges te la pedirán al descargarlo y, si la olvidas, no se recupera: hay que empezar de nuevo.
- Acreditación en persona. Con el código de solicitud, la documentación y tu documento de identidad original en vigor, vas a una oficina de acreditación. Según la página de acreditación, para este certificado valen las oficinas de Correos (sin cita previa), de la Agencia Tributaria (con cita previa), de la CNMV y de la Comunidad Foral de Navarra, además de los consulados. Si no puedes ir tú, puede ir otra persona, pero con tu firma del contrato legitimada ante notario.
- Descarga. Con el código y la contraseña descargas el certificado desde la web de la FNMT. La FNMT recomienda hacer una copia de seguridad.
El certificado de entidad sin personalidad jurídica "no tiene coste de emisión", y la lista de precios lo confirma: 0 euros, a fecha de octubre de 2026.
¿Cuánto dura y cómo se renueva?
Los certificados de representación de la FNMT tienen un periodo de validez de 2 años, y la fecha de caducidad va dentro del propio certificado.
No hay renovación. Los términos y condiciones lo dicen sin rodeos: "La FNMT-RCM no contempla la posibilidad de renovar los Certificado de Representante de Entidad sin Personalidad Jurídica. Una vez caducado el Certificado, se deberá solicitar uno nuevo". Es decir, cada dos años repites los cuatro pasos, con la documentación al día.
Un detalle importante: según esos mismos términos, pedir un nuevo certificado del mismo tipo es causa de revocación del anterior. Planifica el cambio para tener el nuevo instalado en cuanto lo pidas, y no a mitad de una presentación.
¿Qué pasa cuando cambia el presidente?
Aquí está el problema práctico. Salvo que los estatutos digan otra cosa, los cargos de la comunidad se nombran "por el plazo de un año" (art. 13.7 LPH), y el certificado dura dos.
Cuando termina la representación, el certificado no puede seguir usándose. La Ley 6/2020 lo trata como causa de revocación y añade que "tanto el representante como la persona o entidad representada están obligados a solicitar la revocación de la vigencia del certificado en cuanto se produzca la modificación o extinción de la citada relación de representación" (art. 5.1.e). Los términos de la FNMT obligan también a "no utilizar el certificado cuando varíen los datos del representante y solicitar la revocación del mismo".
La revocación se puede pedir de tres formas: en una oficina de la AEAT, la CNMV o Navarra; por la web de la FNMT (anulación online); o por teléfono, con el código de solicitud.
Por eso puede compensar que el certificado esté a nombre del administrador, con el acuerdo de la junta. Así no hay que revocarlo y pedir otro cada vez que rota el presidente. A cambio, la FNMT señala como causa de revocación "el cese, renuncia o pérdida de la condición de administrador": si cambiáis de administrador, también toca revocar.
¿Quién guarda el certificado? ¿Puede el presidente pasárselo al administrador?
No debería. La FNMT recuerda que sus certificados "son personales e intransferibles" y que "recomienda encarecidamente que el certificado no se entregue a terceros", siendo responsables de la custodia el firmante y la entidad representada (FNMT, recomendaciones sobre la custodia). Cita además una nota de la Secretaría de Estado para el Avance Digital, de mayo de 2019, según la cual "la transferencia de la posesión o la revelación de las claves de un certificado electrónico no es conforme con la legislación vigente".
Así que lo guarda quien lo pidió: el presidente si está a su nombre, el administrador si está al suyo. Los términos de la FNMT les exigen actuar "con diligencia" en la custodia de las claves, códigos y contraseñas, y pedir la revocación si sospechan que alguien más los conoce.
Si el presidente tiene el certificado y el administrador hace el trabajo, hay dos salidas correctas: que el administrador pida su propio certificado como representante de la comunidad (con el acuerdo de la junta o un poder) o que la comunidad lo apodere en la Agencia Tributaria.
¿Y si el administrador usa su propio certificado? El apoderamiento en la AEAT
La Agencia Tributaria tiene un registro de apoderamientos que permite a un obligado tributario apoderar a otra persona para que esta haga los trámites "con su propio certificado electrónico de usuario". Hay tres formas de otorgarlo:
- Por internet, con firma electrónica. Para esto la comunidad ya necesita su certificado.
- En persona, en una Delegación o Administración de la AEAT, con el formulario oficial. Si el poderdante es una entidad sin personalidad jurídica, quien comparece tiene que acreditar que es su representante legal o que tiene poder suficiente; en una comunidad, normalmente el presidente.
- Con documento público o documento privado con firma legitimada ante notario.
Para las notificaciones, el poder que hay que registrar es el del trámite GENERALNOT (o uno específico de recepción de notificaciones). El apoderado tiene que confirmarlo desde su lado para que quede dado de alta. Si al otorgarlo por internet no se pone fecha de fin, la AEAT lo entiende como indefinido, "hasta que el poderdante lo revoque o el apoderado lo rechace" (AEAT, acceso a la DEHú mediante apoderamiento).
El límite: este poder vale ante la Agencia Tributaria. Cada Administración tiene su registro de apoderamientos (art. 6 de la Ley 39/2015), así que para la Seguridad Social, el ayuntamiento o la comunidad autónoma hay que mirar el suyo, o tener el certificado de la comunidad.
¿Qué conviene apuntar de cada comunidad?
Si llevas varias comunidades, ten por cada una una ficha con:
- Tipo de certificado (FNMT o ACCV) y a nombre de quién está.
- Fecha de caducidad, sacada del propio certificado.
- El email que figura en el certificado, para que los avisos de la FNMT no lleguen a un buzón que nadie lee.
- En qué equipo está instalado y dónde está la copia de seguridad.
- Los apoderamientos vigentes en la AEAT y en otras administraciones.
- La fecha de la próxima junta, por si cambia el presidente o el administrador y hay que revocar.
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Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio el certificado digital para una comunidad de propietarios?
La ley obliga a la comunidad a relacionarse con la Administración por medios electrónicos y a recibir así sus notificaciones (arts. 14.2 y 41.1 de la Ley 39/2015). Para entrar en las notificaciones de la AEAT hace falta el certificado de la comunidad o el de un apoderado. En la práctica, o la comunidad tiene su certificado o alguien está apoderado.
¿Cuánto cuesta el certificado digital de una comunidad de propietarios?
En la FNMT, nada: 0 euros a fecha de octubre de 2026. En la ACCV, 33,88 euros en software o 55,55 euros en tarjeta, IVA y envío incluidos.
¿Cuánto dura el certificado de la comunidad?
El de la FNMT, 2 años; el de la ACCV, 3 años. La fecha exacta de caducidad va en el propio certificado.
¿Cómo se renueva el certificado de la comunidad de propietarios?
En la FNMT no se renueva: cuando caduca hay que pedir uno nuevo, repitiendo la solicitud, la acreditación en persona y la descarga. Ten en cuenta que pedir uno nuevo del mismo tipo revoca el anterior.
¿Puede pedirlo el administrador de fincas?
Sí. Necesita un poder notarial con cláusula especial o un acuerdo de la junta en el libro de actas que lo autorice a solicitar, obtener y utilizar el certificado. El certificado queda a su nombre como representante de la comunidad, y lo custodia él.
Fuentes
- Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, arts. 5, 6, 14, 41 y 43.
- Ley 49/1960, de Propiedad Horizontal, art. 13.
- Ley 6/2020, reguladora de determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza, art. 5.
- TEAC, resolución de 22 de enero de 2021, RG 00/04868/2020 (unificación de criterio).
- FNMT: certificado de representante de entidad sin personalidad jurídica.
- FNMT: documentación para entidades con NIF H (comunidades de propietarios).
- FNMT: solicitar el certificado.
- FNMT: acreditar la identidad.
- FNMT: pasos para obtener el certificado de entidad sin personalidad jurídica.
- FNMT: lista de precios de los certificados de representante.
- FNMT: términos y condiciones del certificado de entidad sin personalidad jurídica.
- FNMT: período de validez de los certificados de representación.
- FNMT: ámbito de los certificados de representación.
- FNMT: cómo revocar un certificado de representación.
- FNMT: recomendaciones sobre la custodia de los certificados.
- ACCV: certificado de representante de entidad.
- ACCV: documentación para comunidades de propietarios (NIF H).
- Agencia Tributaria: forma y procedimiento del apoderamiento.
- Agencia Tributaria: acceso a la DEHú mediante apoderamiento.
- Agencia Tributaria: modelo 347.
Este artículo explica la norma y los criterios publicados a la fecha de actualización. No sustituye el consejo de un abogado para un caso concreto.