Depende de quién lo cree y para qué se use. Si un vecino abre el grupo por su cuenta, la AEPD lo trata, con carácter general, como una actividad personal o doméstica, fuera del RGPD. Si lo usa la comunidad, su presidente o el administrador para gestionar la finca, la comunidad responde de lo que se publica: la AEPD ha abierto procedimientos sancionadores contra comunidades por compartir allí el DNI de un vecino o un recibo bancario.
¿Se aplica la protección de datos a un grupo de WhatsApp de vecinos?
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) no se aplica al tratamiento "efectuado por una persona física en el ejercicio de actividades exclusivamente personales o domésticas" (artículo 2.2.c). Su considerando 18 pone como ejemplos "la correspondencia y la llevanza de un repertorio de direcciones, o la actividad en las redes sociales", siempre "sin conexión alguna con una actividad profesional o comercial".
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) lo aplica así a la mensajería. En sus preguntas frecuentes lo dice sin rodeos: "Con carácter general, el envío de datos personales entre particulares en el ámbito de la vida privada mediante servicios de mensajería instantánea (por ejemplo, WhatsApp o Telegram) se considera que es una actividad personal o doméstica, por lo que queda excluida de la aplicación de la normativa de protección de datos". Y añade la excepción: podría intervenir si los datos se difunden "por una entidad o por un profesional vulnerando la confidencialidad".
Para los grupos de vecinos lo concretó en la resolución AI/00336/2023: quedan fuera de su competencia "los posibles tratamientos de datos con carácter doméstico que pudieran efectuar los vecinos al margen de las comunicaciones oficiales del órgano de gobierno de la Comunidad, particularmente la remisión de mensajes electrónicos relacionados con posibles desacuerdos en el seno de la comunidad".
La clave está en esa frase: al margen de las comunicaciones oficiales. En cuanto el grupo sirve para gestionar la comunidad, entra en juego la normativa de protección de datos.
Que algo quede fuera del RGPD no significa que valga todo. La misma resolución recuerda que los derechos al honor, a la intimidad y a la propia imagen de la Ley Orgánica 1/1982 se defienden "ante la instancia jurisdiccional competente", no ante la AEPD.
¿Quién responde del grupo: el vecino, el presidente o la comunidad?
La regla general la da la propia AEPD: en las comunidades de propietarios, "éstas serán las responsables del tratamiento de sus datos personales", y el administrador de fincas actúa como encargado (preguntas frecuentes sobre comunidades). La Ley de Propiedad Horizontal (LPH) encarga al administrador "custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad" (artículo 20.e).
Con el grupo de WhatsApp, tres resoluciones muestran dónde está la línea:
| Qué pasó | Resolución | Resultado |
|---|---|---|
| Se publica en el grupo de la comunidad, en el que solo hay propietarios, la nota simple de un vecino con su nombre, apellidos y DNI. La reclamación iba contra el despacho de abogados que la publicó, que alegó que servía para tratar un punto del orden del día | AI/00336/2023 | Archivo: la difusión no excedía "el ámbito limitado de la relación asociativa propia de la Comunidad" |
| El presidente publica en el grupo "en el que están incluidos todos los copropietarios" el escrito de un vecino con la fotocopia de su DNI por las dos caras | PS/00392/2021 | Infracción del principio de confidencialidad (artículo 5.1.f del RGPD) imputada a la comunidad. Apercibimiento en lugar de multa porque al día siguiente pidió a los vecinos que lo borraran, y orden de adoptar medidas en tres meses |
| El presidente comparte en el grupo de la comunidad una conversación privada y un recibo bancario con el nombre, la cuenta y la dirección de una persona ajena a la comunidad, cotitular de la cuenta con su hija propietaria | PS/00365/2023 | Propuesta de 2.000 euros a la comunidad: 1.500 por el artículo 5.1.f y 500 por falta de medidas de seguridad (artículo 32). La comunidad pagó 1.600 euros con la reducción por pago voluntario |
El tercer caso es el más útil. La comunidad se defendió diciendo que el grupo "no es fruto de un acuerdo comunitario, sino como iniciativa de un propietario", y que no controlaba lo que se publicaba. No le sirvió. La AEPD razonó que el presidente tenía acceso a los recibos "por su condición de presidente de la comunidad" y que la responsable de esos tratamientos es la comunidad.
El resultado depende de los hechos, así que no hay una regla única. Pero el patrón se repite: lo que el presidente o el administrador tienen por su cargo y acaba en el grupo es responsabilidad de la comunidad, aunque el grupo lo creara un vecino.
¿Puede la comunidad meter a todos los vecinos en el grupo sin preguntar?
Para gestionar la finca, la comunidad no necesita el consentimiento de cada propietario. La AEPD lo explicó en su blog en 2018: su legitimación no deriva del consentimiento previo, "sino con base en el cumplimiento de una obligación legal (el contenido de la Ley de Propiedad Horizontal)". Por eso, "no hay que solicitar consentimiento de los propietarios para tratar sus datos personales". En la resolución AI/00336/2023 añade que los propietarios "podrían conocer legítimamente, en particular, las direcciones de contacto de otros miembros de la Comunidad".
Pero un grupo de WhatsApp va más allá de lo que pide la LPH, que no menciona la mensajería. Al entrar en un grupo, todos ven tu número, tu foto de perfil y tu nombre de usuario. La AEPD lo describió así en la resolución A/00163/2018: esos datos "resultaban accesibles a todos sus miembros desde el propio grupo". En aquel caso, con la ley anterior al RGPD, alguien había creado un grupo con móviles sacados de páginas web para felicitar las fiestas, y la AEPD consideró que quien lo creó era el responsable del tratamiento. Lo archivó porque borró el grupo en cuanto se lo pidieron.
La guía de la AEPD para administradores de fincas, que la propia Agencia tiene marcada "en revisión", va en la misma línea: para tratar datos de los copropietarios en virtud de un encargo de servicios o gestiones "diferentes de las comprendidas en la LPH", hace falta "el consentimiento específico, informado e inequívoco de todos los afectados".
Con esas piezas, el camino prudente para un grupo oficial de la comunidad es este:
- Que sea voluntario. Pregunta antes de añadir a nadie y deja otro canal (email, carta, tablón) a quien no quiera estar.
- Informa al entrar. El artículo 13 del RGPD pide dar, al recoger los datos, "la identidad y los datos de contacto del responsable" y "los fines del tratamiento a que se destinan los datos personales y la base jurídica del tratamiento". El modelo de normas de abajo lo incluye.
- Decide quién entra. En el caso de la nota simple pesó que en el grupo "solo hay propietarios". Si metes inquilinos o familiares, lo que se publica llega a más gente, así que acuérdalo en junta.
- Que solo añadan los administradores del grupo. WhatsApp permite que los administradores elijan quién puede añadir y quitar participantes (página de grupos de WhatsApp).
- Saca a quien se va. El RGPD pide datos "adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario" (artículo 5.1.c). Quien vende su piso ya no necesita estar.
Y si eres tú quien no quiere que lo metan en grupos sin preguntar, WhatsApp te deja controlar quién puede añadirte. Cuando lanzó el ajuste, en su blog de 2019, explicó que puedes limitarlo a tus contactos o a tus contactos salvo los que excluyas, y que entonces el administrador del grupo solo puede mandarte una invitación privada, que caduca a los tres días.
¿Qué no se debe publicar nunca en el grupo?
- Documentos con DNI, cuentas o recibos. Son los dos casos que acabaron en procedimiento sancionador contra la comunidad.
- La lista de morosos. El artículo 16.2 de la LPH dice que la convocatoria de la junta "contendrá una relación de los propietarios que no estén al corriente en el pago de las deudas vencidas a la comunidad". Para hacer llegar esa convocatoria, la AEPD considera buena práctica la notificación individual por correo, el buzón o una intranet con clave, "evitándose cualquier medio que pueda suponer el acceso por terceros (Internet)". Y el tablón solo vale cuando no se ha podido notificar en el domicilio (artículo 9.1.h), acreditando los intentos (preguntas frecuentes). En la resolución PS/00056/2024 multó con 2.000 euros a una comunidad por colgar en el tablón una lista de deudores y enviar listas de impagados por email a todos los propietarios "hasta en siete ocasiones", sin que formaran parte de la convocatoria de ninguna reunión. La lista del tablón solo ponía el número de apartamento, y aun así, para la AEPD, "el piso es un dato personal que identifica al dueño de la vivienda". No conocemos una resolución sobre una lista de morosos por WhatsApp, pero la lógica es la misma. Si tienes que reclamar, hazlo por la vía que toca: te lo contamos en cómo reclamar cuotas a un moroso con el MASC y en el modelo de convocatoria con morosos.
- Datos de salud. El artículo 9.1 del RGPD prohíbe, salvo excepciones, tratar "datos relativos a la salud". Que un vecino está ingresado o de baja no tiene nada que hacer en el grupo oficial.
- Imágenes de las cámaras. Según la AEPD, "el acceso a las imágenes estará restringido a las personas designadas por la comunidad de propietarios" (preguntas frecuentes). En la resolución AI/00412/2023, una presidenta mandó por WhatsApp y por email vídeos de las cámaras de unos menores en los trasteros a sus padres. La AEPD archivó porque solo se enviaron a ellos y no había pruebas de una "difusión discrecional" entre los vecinos. Y recordó que quien ve las cámaras es el presidente o la persona designada, que ante conductas delictivas debe dar traslado "a las autoridades competentes" y, en advertencias por conductas incívicas, hacer un "uso proporcional" de las imágenes.
- Conversaciones privadas. En el caso del recibo, la AEPD dio por probado que el presidente compartió en el grupo "una conversación privada con la parte reclamante sin permiso ni consentimiento de ésta".
¿Sirve el grupo para convocar la junta o notificar acuerdos?
No como canal oficial. El artículo 9.1.h de la LPH obliga a cada propietario a comunicar "el domicilio en España a efectos de citaciones y notificaciones de toda índole relacionadas con la comunidad". Si no lo hace, vale su piso. El artículo 16.2 manda hacer las citaciones de la junta "en la forma establecida en el artículo 9". La ley no menciona la mensajería.
Usa el grupo para recordar la fecha, no para citar. Por qué un WhatsApp no basta como convocatoria, y qué han dicho los tribunales, lo explicamos en ¿vale convocar la junta por WhatsApp o por email?.
Si la comunidad está en Cataluña, la propiedad horizontal la regula el libro quinto del Código civil catalán y no la LPH, con reglas propias para convocar. El RGPD, en cambio, es el mismo en toda España.
Comprobado en el BOE a 24 de octubre de 2026: la LPH se ha reformado en 2025 y 2026, pero esas reformas tocan otros artículos (el 7, el 10 y el 17, entre otros), no el 9, el 16 ni el 20. El artículo 5 de la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD), que obliga a guardar confidencialidad a todos los que intervienen en un tratamiento, sigue como se aprobó en 2018.
¿Qué normas poner en el grupo de WhatsApp de la comunidad? Modelo
Si la comunidad quiere un grupo propio, aprueba unas normas en junta y ponlas en la descripción del grupo. Adapta este modelo:
Normas del grupo de WhatsApp de la Comunidad de Propietarios [nombre]
- Para qué sirve. Avisos prácticos de la finca: cortes de agua o luz, obras, limpieza y recordatorios de fechas. No es un canal oficial: las convocatorias, actas, reclamaciones y notificaciones se hacen por los medios que marca la Ley de Propiedad Horizontal.
- Quién está. Los propietarios que lo pidan [y los inquilinos o familiares que acuerde la junta]. Nadie está obligado a estar. Quien no esté recibirá los avisos por [email, carta o tablón].
- Quién lo administra. [El presidente o el administrador de fincas]. Solo los administradores del grupo añaden o sacan participantes, y solo con el permiso previo de la persona.
- Qué no se publica. DNI, números de cuenta, recibos, deudas de nadie, datos de salud, imágenes de las cámaras de la comunidad y capturas de conversaciones privadas.
- Averías. Si es urgente, avisa en el grupo, pero comunícala también a [administrador, por el canal que corresponda], que es quien da el parte y la sigue.
- Respeto. Sin insultos ni acusaciones a vecinos. Los conflictos se tratan en junta o con el administrador.
- Salida. Quien venda su vivienda o deje de vivir en la finca sale del grupo. Cualquiera puede salir cuando quiera.
- Tus datos. Responsable: Comunidad de Propietarios [nombre], [email o dirección de contacto]. Finalidad: enviar avisos de la comunidad por este grupo. Base: tu consentimiento al pedir entrar, que puedes retirar saliendo del grupo. Los demás participantes verán tu número, tu nombre y tu foto de perfil. Puedes ejercer los derechos de los artículos 15 a 22 del RGPD (acceso, rectificación, supresión, oposición y los demás) escribiendo a [contacto].
¿Y los avisos de averías? Mejor fuera del chat
El grupo es cómodo para avisar, pero no para gestionar: un aviso de gotera se pierde entre otros mensajes y nadie sabe quién se encarga ni cuánto lleva abierta. Si administras varias comunidades, Incidencias reúne en un tablero todas las incidencias de todas tus comunidades, con su responsable, su proveedor y los días que lleva abierta cada una. Lo usa a diario un administrador de fincas de la provincia de Alicante desde julio de 2026.
Si además quieres que los vecinos avisen por WhatsApp a un número de la comunidad, eso es un chatbot de WhatsApp a medida conectado a lo que ya usas, y también lo construimos: lo contamos en automatización para administradores de fincas.
Preguntas frecuentes
¿Puedo denunciar ante la AEPD a un vecino que ha publicado mis datos en el grupo?
Depende de quién y para qué. Si es un particular en su vida privada, la AEPD considera, con carácter general, que es una actividad personal o doméstica y no entra. Sí puede intervenir si quien los difunde es una entidad o un profesional, como la comunidad, el presidente con documentos que tiene por el cargo o el administrador. Si lo que te afecta es un insulto o tu intimidad, el camino son los tribunales, por la Ley Orgánica 1/1982.
¿Me pueden meter en el grupo de la comunidad sin preguntarme?
WhatsApp te deja limitar quién puede añadirte a grupos. Para un grupo oficial, lo prudente es que la comunidad pregunte antes, porque el grupo enseña tu número, tu nombre y tu foto a todos, y la guía de la AEPD pide consentimiento para gestiones distintas de las de la LPH. Si ya estás dentro y no quieres, sal y pide que te informen por otro canal.
¿Se puede poner la lista de morosos en el grupo de WhatsApp?
No. La LPH prevé esa lista en la convocatoria de la junta (artículo 16.2) y en el tablón solo cuando no se ha podido notificar en el domicilio (artículo 9.1.h). La AEPD multó con 2.000 euros a una comunidad por colgar listas de deudores en el tablón y enviarlas por email a todos los propietarios fuera de esos supuestos.
¿Vale como convocatoria un mensaje en el grupo?
No es la forma que marca la LPH, que manda citar en el domicilio que designó cada propietario o, si no designó ninguno, en su piso. Usa el grupo como recordatorio y convoca por la vía del artículo 9.
Fuentes
- Reglamento (UE) 2016/679, General de Protección de Datos, considerando 18 y arts. 2.2.c, 5.1, 9.1 y 13.1.
- Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, art. 5.
- Ley 49/1960, de Propiedad Horizontal, arts. 9.1.h, 16.2 y 20.
- Ley Orgánica 1/1982, de protección civil del derecho al honor, a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen.
- Ley 5/2006, del libro quinto del Código civil de Cataluña.
- AEPD, preguntas frecuentes: mensajería instantánea, obligaciones de las comunidades, lista de morosos e imágenes de las cámaras.
- AEPD, Comunidades de propietarios y administradores de fincas ante el RGPD (blog, 23 de diciembre de 2018) y guía Protección de datos y administración de fincas (en revisión).
- AEPD, resoluciones: AI/00336/2023, AI/00412/2023, PS/00392/2021, PS/00365/2023, PS/00056/2024 y A/00163/2018.
- WhatsApp: página de grupos y nuevos ajustes de privacidad para grupos (blog, 3 de abril de 2019).
Este artículo explica la norma y los criterios publicados a la fecha de actualización. No sustituye el consejo de un abogado para un caso concreto.