El administrador de fincas gestiona el día a día de una comunidad de propietarios por encargo de la junta: prepara el plan de gastos, cobra las cuotas, paga a los proveedores, ejecuta los acuerdos y dispone las reparaciones urgentes. Es uno de los órganos de gobierno que fija la Ley de Propiedad Horizontal y a menudo ejerce también de secretario.
En la práctica
Quién puede serlo. Cualquier propietario, una persona física con cualificación profesional suficiente y legalmente reconocida, o una sociedad u otra persona jurídica. Salvo que los estatutos o la junta decidan nombrarlos aparte, las funciones de secretario y administrador las ejerce el presidente. El nombramiento dura un año, salvo que los estatutos digan otra cosa, y la junta puede removerlo antes en sesión extraordinaria.
Qué hace. Vela por el buen régimen del edificio y sus instalaciones, prepara el plan de gastos para la junta, atiende la conservación y dispone las reparaciones urgentes dando cuenta inmediata al presidente, ejecuta los acuerdos sobre obras, cobra y paga, y custodia la documentación de la comunidad. Cuando actúa como secretario, también redacta el acta de la junta y emite certificados, como el de deudas que pide el propietario que vende, en un máximo de siete días naturales.
En las reclamaciones. Si la junta lo acuerda, el secretario-administrador profesional puede reclamar judicialmente la deuda de un propietario moroso por el monitorio de la ley, y los gastos de su intervención pueden incluirse en la petición, a cargo del deudor.
Con los datos personales. Según la guía de la Agencia Española de Protección de Datos, que la Agencia marca como en revisión, la comunidad es la responsable del tratamiento y el administrador que la gestiona por su encargo es el encargado del tratamiento. La relación tiene que estar en un contrato. Para usar otro proveedor que trate esos datos, como un servicio en la nube o de IA, necesita la autorización previa por escrito de la comunidad, que puede ser general. Lo contamos con usos concretos en IA para administradores de fincas.
Qué dice la norma
- Artículo 13.1 LPH. El administrador es órgano de gobierno, junto a la junta, el presidente y el secretario.
- Artículo 13.5 y 13.6. Sus funciones las ejerce el presidente salvo que se provea el cargo aparte; secretario y administrador pueden ser la misma persona; quién puede ejercer el cargo.
- Artículo 13.7. Mandato de un año y remoción por la junta.
- Artículo 14.c. La junta es informada de las medidas urgentes que adopte el administrador.
- Artículo 20. Sus funciones.
- Artículo 21.2 y 21.3. Reclamación judicial por el secretario-administrador profesional y gastos de su intervención.
- Artículo 28 del RGPD. Condiciones de la relación entre responsable y encargado.
Errores frecuentes
- Decidir obras que no son urgentes sin la junta. La urgencia es la excepción, y de ella se da cuenta al presidente.
- Contratar herramientas que tratan datos de los vecinos sin autorización de la comunidad.
- No conservar las convocatorias y comunicaciones los cinco años que exige la ley al secretario.
Fuentes
- Ley 49/1960, de Propiedad Horizontal, arts. 9, 13, 14, 19, 20 y 21.
- Guía de la AEPD sobre protección de datos y administración de fincas.
- Reglamento (UE) 2016/679, General de Protección de Datos, art. 28.