El acta de la junta es el documento que deja constancia de lo que se decidió en una reunión de la junta de propietarios: cuándo y dónde fue, quién convocó, quién asistió con qué cuotas, el orden del día y los acuerdos con sus votos. La firman el presidente y el secretario, y desde ese cierre los acuerdos son ejecutivos.
En la práctica
La Ley de Propiedad Horizontal fija lo que tiene que decir, como mínimo:
- La fecha y el lugar de la reunión.
- Quién convocó y, en su caso, los propietarios que la promovieron.
- Si fue ordinaria o extraordinaria, y en primera o segunda convocatoria.
- Todos los asistentes y sus cargos, y los propietarios representados, siempre con sus cuotas de participación.
- El orden del día.
- Los acuerdos y, cuando importe para su validez, quién votó a favor y en contra y con qué cuotas.
Además, tiene que reflejar a los propietarios morosos privados del voto. Es uno de los dos sitios, junto con la convocatoria, donde la guía de la Agencia Española de Protección de Datos ve cubierta por la ley la inclusión de quienes no están al corriente de pago.
Se cierra con las firmas del presidente y del secretario al terminar la reunión o dentro de los diez días naturales siguientes. Después se envía a todos los propietarios por el mismo procedimiento que las citaciones, al domicilio que cada uno designó. Ese envío importa: los ausentes tienen 30 días naturales desde que se les informa para manifestar su discrepancia, y su plazo para impugnar empieza con la comunicación del acuerdo. Guarda la prueba de cada envío.
Los errores se pueden corregir antes de la siguiente junta, que tiene que ratificar la corrección, siempre que el acta exprese sin dudas la fecha, el lugar, los asistentes y los acuerdos con sus votos y cuotas, y esté firmada.
Redactar el borrador a partir de notas es una tarea que un sistema de IA puede preparar para que tú la revises: lo contamos en IA para administradores de fincas. Las firmas y la comprobación de asistentes, cuotas y votos siguen siendo tuyas.
Qué dice la norma
- Artículo 19.1 LPH. Los acuerdos se reflejan en un libro de actas diligenciado por el Registrador de la Propiedad.
- Artículo 19.2. Contenido mínimo del acta.
- Artículo 19.3. Cierre y firma en diez días naturales, ejecutividad, envío a los propietarios y subsanación de errores.
- Artículo 19.4. El secretario custodia los libros de actas y conserva cinco años las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos de las reuniones.
- Artículos 15.2, 17.8 y 18.3. Privados de voto, voto de los ausentes y plazo de impugnación para ellos.
Errores frecuentes
- No anotar votos y cuotas cuando un acuerdo exige una mayoría concreta.
- Firmar fuera de plazo o dejar el acta sin las dos firmas.
- Enviarla sin prueba de recepción. Sin ella, es difícil saber cuándo empezó a contar el plazo de los ausentes.
Fuentes
- Ley 49/1960, de Propiedad Horizontal, arts. 15, 17, 18 y 19.
- Guía de la AEPD sobre protección de datos y administración de fincas, que la propia Agencia marca como en revisión.