Para controlar vencimientos en Excel te basta una tabla de siete columnas (empresa, elemento, tipo, fecha de caducidad, días restantes, estado y responsable), dos fórmulas con HOY() y SI() y tres reglas de formato condicional que pinten lo caducado y lo urgente. Funciona mientras alguien abra el archivo cada día. Si llevas varias empresas o nadie lo revisa, conviene pasar a avisos automáticos por correo.
La plantilla: siete columnas
Copia esta estructura en una hoja nueva. La fila 1 son los títulos y cada fila siguiente es una cosa que caduca, no una empresa. Una empresa con tres camiones ocupa como mínimo tres filas.
| Fila | A: Empresa | B: Elemento | C: Tipo | D: Fecha de caducidad | E: Días restantes | F: Estado | G: Responsable |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 2 | Empresa 1 | Camión 1 | ITV | 10/10/2026 | -7 | Caducado | Ana |
| 3 | Empresa 1 | Conductor Pedro | Tarjeta CAP | 09/11/2026 | 23 | Urgente | Ana |
| 4 | Empresa 2 | Furgoneta 2 | Seguro | 31/12/2026 | 75 | Próximo | Luis |
| 5 | Empresa 2 | Administrador | Certificado FNMT | 08/01/2027 | 83 | Próximo | Luis |
| 6 | Empresa 3 | Conductora Marta | Permiso C | 20/03/2028 | 520 | En vigor | Ana |
Los días restantes y el estado del ejemplo están calculados a 17 de octubre de 2026. En tu hoja cambian solos, porque salen de una fórmula.
Unas reglas para que la tabla no se estropee con el tiempo:
- Tipo: usa siempre las mismas palabras ("ITV", no a veces "ITV" y a veces "inspección"). Así puedes filtrar.
- Fecha de caducidad: escríbela como fecha (10/10/2026), nunca como texto ("octubre 2026"). Una fecha en texto rompe las fórmulas.
- Días restantes y estado: no se escriben a mano. Son fórmulas.
- Responsable: una persona con nombre, no "oficina". Si es de todos, no es de nadie.
Las fórmulas
En Excel en español los argumentos se separan con punto y coma, como en la sintaxis que publica Microsoft para la función SI. Si tu Excel usa coma, cámbialos.
Días restantes (celda E2):
=SI(D2="";"";D2-HOY())
La función HOY devuelve el número de serie de la fecha actual. Como Excel guarda las fechas como números, restar la fecha de caducidad menos hoy te da los días que quedan. Si sale negativo, ya caducó. Si la columna E te muestra una fecha en vez de un número, cambia su formato a "Número".
Estado (celda F2):
=SI(D2="";"";SI(E2<0;"Caducado";SI(E2<=30;"Urgente";SI(E2<=90;"Próximo";"En vigor"))))
Copia E2 y F2 hacia abajo hasta la última fila. Los umbrales de 30 y 90 días son una propuesta: ajústalos a lo que tarda cada trámite.
Resumen arriba de la hoja:
=CONTAR.SI(F:F;"Caducado") y =CONTAR.SI(F:F;"Urgente")
Dos números que ves nada más abrir. Si no son cero, hay trabajo.
Calcular la siguiente fecha. Para las cosas con periodicidad fija usa la función FECHA.MES, que devuelve la fecha que cae un número de meses después de otra. Por ejemplo, =FECHA.MES(H2;24) suma dos años a la fecha de H2.
En la ITV hay un detalle que conviene meter en la fórmula. El artículo 6.5 del Real Decreto 920/2017 dice que la nueva validez se cuenta desde la fecha en que la inspección salió favorable. Pero si la pasas dentro de los 30 días naturales anteriores a la caducidad, se cuenta desde la fecha de caducidad anterior. Con H2 como fecha de la ITV favorable, I2 como caducidad anterior y J2 como meses (24, 12 o 6):
=SI(Y(H2<=I2;I2-H2<=30);FECHA.MES(I2;J2);FECHA.MES(H2;J2))
La frecuencia depende de la antigüedad del vehículo, así que revisa J2 cuando cambie de tramo. Para tarjetas, permisos y certificados no calcules nada: copia la fecha que trae el propio documento.
Formato condicional: que la hoja se pinte sola
Así se crea cada regla, según la guía de Microsoft sobre formato condicional:
- Selecciona el rango de datos, por ejemplo A2:G500.
- Ve a Inicio > Formato condicional > Nueva regla.
- Elige "Utilizar una fórmula que determine las celdas para aplicar formato".
- Escribe la fórmula en "Dar formato a los valores donde esta fórmula sea verdadera".
- Pulsa Formato, elige el color de relleno y acepta.
- Repite con las otras dos reglas.
| Color | Fórmula | Qué marca |
|---|---|---|
| Rojo | =Y($D2<>"";$D2<HOY()) |
Caducado |
| Naranja | =Y($D2>=HOY();$D2-HOY()<=30) |
Caduca en 30 días o menos |
| Amarillo | =Y($D2-HOY()>30;$D2-HOY()<=90) |
Caduca en 31 a 90 días |
El $ delante de la D fija la columna de la fecha, así que se pinta la fila entera. Las tres reglas no se solapan, por lo que el orden da igual. Microsoft recuerda que la fórmula debe empezar por "=" y devolver VERDADERO o FALSO, y que si alguna celda del rango da error, el formato no se aplica.
Caducidades habituales y cada cuánto llegan
| Vencimiento | Periodicidad | Norma |
|---|---|---|
| ITV de turismo (M1) | Exento hasta 4 años; bienal de 4 a 10; anual con más de 10 | RD 920/2017, art. 6.1 |
| ITV de vehículo de mercancías hasta 3.500 kg (N1) | Exento hasta 2 años; bienal de 2 a 6; anual de 6 a 10; semestral con más de 10 | RD 920/2017, art. 6.1 |
| ITV de camión de más de 3.500 kg (N2, N3) | Anual hasta 10 años; semestral con más de 10 | RD 920/2017, art. 6.1 |
| Tarjeta de cualificación del conductor (CAP) | 5 años, con curso de formación continua de 35 horas | RD 284/2021, arts. 7 y 20 |
| Inspección del tacógrafo | Al menos una vez cada dos años | Reglamento (UE) 165/2014, art. 23 |
| Tarjeta de conductor del tacógrafo | No más de 5 años | Reglamento (UE) 165/2014, art. 26.6 |
| Permiso C, C+E, D y similares | 5 años hasta los 65; 3 años después | RD 818/2009, art. 12 |
| Permiso B y resto de clases | 10 años hasta los 65; 5 años después | RD 818/2009, art. 12 |
| Certificado FNMT de persona física | La fecha que figura en el certificado | FNMT |
| Certificado FNMT de representante | 2 años | FNMT |
| Seguro | La que diga la póliza; prórrogas de un año como máximo | Ley 50/1980, art. 22 |
ITV
La antigüedad se cuenta desde la fecha de primera matriculación que consta en el Registro de Vehículos de Tráfico (RD 920/2017, art. 6.1). Taxis, ambulancias y transporte escolar tienen su propio calendario: anual hasta los 5 años y semestral después. Gracias a la regla de los 30 días del artículo 6.5, adelantar la ITV dentro de ese margen no te hace perder días.
Tarjeta CAP
El conductor debe superar un curso de 35 horas cada cinco años. Puede hacerlo en periodos de al menos 7 horas, con la misma empresa CAP y dentro del mismo año natural (RD 284/2021, art. 7.2). La tarjeta se expide por cinco años y, según el artículo 20.1, "se entenderá caducada, salvo que el conductor realice un curso de formación continua antes de los doce meses anteriores a la fecha de caducidad de su tarjeta, en cuyo caso se contará la vigencia de cinco años desde la fecha en la que se ha superado el correspondiente curso". En la práctica, 35 horas hay que reservarlas con tiempo, así que el aviso tiene que llegar meses antes.
Tacógrafo
Las inspecciones las hacen talleres autorizados, al menos una vez cada dos años (Reglamento (UE) 165/2014, art. 23.1). Apunta también la tarjeta de conductor de cada chófer: su validez no puede pasar de cinco años (art. 26.6).
Permiso de conducir
Puedes pedir la prórroga con hasta tres meses de antelación, y el nuevo periodo se cuenta desde la fecha de caducidad, no desde el día en que la pides (RD 818/2009, art. 13.1). Con un permiso caducado no se puede conducir (art. 12.4).
Certificado digital FNMT
- Persona física. La fecha va en el propio certificado. La FNMT indica que los emitidos por AC FNMT Usuarios valen hasta el 31 de diciembre de 2028, y sus políticas de certificación fijan un máximo de 4 años para los de la nueva jerarquía G2. Se renueva en los 60 días anteriores a la caducidad. Si ya caducó, no se puede renovar. Y si se obtuvo con otro certificado o DNIe, o ya se renovó antes, hay que acreditar la identidad en persona en una oficina de registro.
- Representante. Los tres tipos duran 2 años. El de persona jurídica no se renueva: al caducar hay que pedir uno nuevo. El de administrador único o solidario no se puede renovar online por ahora.
Seguros
La duración la fija la póliza, con prórrogas de un año como máximo cada vez. Si quieres cambiar de aseguradora, tienes que oponerte a la prórroga por escrito con al menos un mes de antelación al fin del periodo; la aseguradora, con dos (Ley 50/1980, art. 22). Por eso, en un seguro la fecha que importa no es el vencimiento, sino un mes antes.
Si llevas comunidades, las revisiones del edificio tienen su propio calendario: lo contamos en revisiones obligatorias de una comunidad de propietarios.
Con cuánto margen avisar
| Vencimiento | Avisa con | Por qué |
|---|---|---|
| ITV | 30 días o más | Dentro de los 30 días previos no pierdes validez (RD 920/2017, art. 6.5) |
| Permiso de conducir | 3 meses | Es la antelación máxima para la prórroga sin perder días (RD 818/2009, art. 13.1) |
| Certificado FNMT de persona física | 60 días | Es la ventana de renovación; caducado ya no se renueva |
| Seguro | Más de un mes | Para poder oponerte a la prórroga a tiempo (Ley 50/1980, art. 22) |
| Tarjeta CAP | Varios meses | Hay que reservar y hacer 35 horas de curso |
En la hoja, eso se traduce en una columna más con los días de aviso de cada tipo y una regla que compare E2 con ese número.
Los límites honestos de una hoja de cálculo
La plantilla funciona. Sus problemas no son de fórmulas, son de uso:
- Nadie la abre. La hoja solo cambia de color cuando alguien la mira. El día de más trabajo es justo el día que nadie la abre.
- No avisa. Una hoja normal no te manda un correo. Para eso hacen falta macros u otra herramienta, y eso ya es otro sistema que mantener.
- Versiones. "control_final_v2.xlsx" en un correo, otra copia en el escritorio de alguien. Dos personas actualizan copias distintas y ninguna está completa.
- Todo junto. Si llevas varias empresas en el mismo archivo y se lo mandas a un cliente, ve las fechas de los demás.
- Fórmulas que se rompen. Una fila pegada sin fórmula o una fecha escrita como texto, y esa línea deja de avisar sin que nadie se dé cuenta.
- Sin historial. No sabes quién cambió una fecha ni cuándo.
Cuándo pasar a avisos automáticos
Excel te sirve si llevas pocas fechas, de una sola empresa, y hay una persona que la abre de verdad cada mañana. Conviene automatizar cuando:
- Llevas fechas de varias empresas, como una gestoría o un administrador de fincas.
- Todo depende de una persona, y cuando se va de vacaciones nadie mira la hoja.
- Un olvido cuesta caro: un certificado FNMT caducado ya no se renueva y hay que pedir uno nuevo, y con el permiso caducado el conductor no puede conducir (RD 818/2009, art. 12.4).
- Revisar la hoja se ha convertido en una tarea diaria más.
Para eso hicimos Vencimientos. Revisa todas las fechas cada mañana por sí solo y te manda un aviso por correo antes de que caduque una ITV, un seguro, un CAP o una revisión, empresa por empresa. Cada empresa está aislada dentro de la base de datos, así que una nunca ve los datos de otra, y el calendario te enseña lo que viene. Si eres una asesoría, mira también cómo trabajamos la automatización para asesorías y para administradores de fincas.
Si prefieres seguir con Excel, la plantilla de arriba es suficiente para empezar. Lo importante es que alguien tenga el nombre en la columna G y la abra cada día.
Fuentes
- Real Decreto 920/2017, de 23 de octubre, por el que se regula la inspección técnica de vehículos (texto consolidado, BOE)
- Real Decreto 284/2021, de 20 de abril, cualificación inicial y formación continua de los conductores (texto consolidado, BOE)
- Reglamento (UE) 165/2014, relativo a los tacógrafos en el transporte por carretera (BOE)
- Real Decreto 818/2009, de 8 de mayo, Reglamento General de Conductores (texto consolidado, BOE)
- Ley 50/1980, de 8 de octubre, de Contrato de Seguro (texto consolidado, BOE)
- FNMT: período de validez del certificado de persona física
- FNMT: Políticas y Prácticas de Certificación Particulares de Certificados para Ciudadanos, versión 2.0
- FNMT: cuándo renovar el certificado de persona física
- FNMT: período de validez de los certificados de representación
- FNMT: términos y condiciones del certificado de representante de persona jurídica
- FNMT: renovación del certificado de administrador único o solidario
- Microsoft: función HOY
- Microsoft: función SI
- Microsoft: función FECHA.MES
- Microsoft: usar formato condicional para resaltar información en Excel